Có nhiều vì sao để các bạn phải viết một email bằng giờ đồng hồ anh. Rất có thể là một email xin việc, hay đơn giản là nhiều người đang cần tương tác với đối tác, quý khách hàng ngước ngoài. Một email rất cần được thể hiện sự chăm nghiệp, nhã nhặn và cũng thể hiện vừa đủ nội dung đề nghị truyền đạt. Nếu bạn vẫn chưa biết cách viết email bằng tiếng anh thì có thể tham khảo bài viết dưới đây.

Bạn đang xem: Trả lời email tiếng anh


Cấu trúc của một thư điện tử thông thường

1. Phần kính chào hỏi

Phần Greeting là phần khởi đầu của một email bất kì. Cùng với từng đối tượng người dùng khác nhau sẽ có được những cấu tạo chào hỏi tương đương.

1.1. Quan hệ lịch sự, trang trọng

→ áp dụng cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ). Trong đó:

Dear Mr / Mrs + tên bạn nhận Dear Sir / Madam 1.2. Mối quan hệ thân mật

→ thực hiện cấu trúc: Hi + tên


E.g. Hi Tom

1.3. Nội dung hầu hết làm quen, xin chạm chán mặt

Trong trường đúng theo này, bạn có thể sử dụng cả hai mẫu câu như sau:

To whom it may concernDear Sir / Madam

2. Phần khởi đầu

Trong phần Opening phản hồi này, đa phần là những câu hỏi kiểu hỏi thăm tình trạng sức khỏe, tình hình hiện tại của tín đồ nhận thư. Ngôn từ phần này sẽ vấn đáp cho 2 câu hỏi:

How are you?How are things?2.1. Dạng thư hồi đáp

Nếu là một trong bức thư trả lời thì bạn có thể chọn mở màn bức thư bằng phương pháp sử dụng tự “thanks”. Sau đó sẽ thường xuyên vào vấn đề.

2.2. Thanh minh sự nhiệt tình của người đọc về doanh nghiệp chúng ta

Trường đúng theo này bạn có thể dùng chủng loại câu sau:

E.g. Thank you for contacting XYZ Company

(Cảm ơn chúng ta đã liên lạc với công ty XYZ)

2.3. Đối với đối tượng người dùng trả lời email của người tiêu dùng trước đó

Có thể áp dụng 2 mẫu mã câu sau:

Thank you for your prompt replyThank for getting back to me

→ Cảm ơn các bạn vì đang hồi đáp

Sử dụng phần nhiều mẫu câu như 3 phần trên đang giúp cho tất cả những người đọc cảm thấy thoải mái và dễ chịu và được tôn trọng bởi thái độ lịch sự được truyền tải.

2.4. Email chưa phải dạng hồi đáp

Nếu email của bạn không đề xuất dạng hồi đáp email làm sao đó, cách thanh lịch để bắt đầu chính là bằng một lời chúc.

I hope you are doing well. (Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe)I hope you have a nice weekend. (Tôi hy vọng bạn bao gồm kỳ nghỉ vào cuối tuần vui vẻ)

3. Reviews

Ở phần giới thiệu tổng quát lác này, bạn cần trình bày rõ nguyên nhân viết email. Bao gồm nhiều cách để trình bày một lý do, tuy nhiên nên chọn lựa những văn phong phù hợp với từng đối tượng nhận được email của chúng ta và ghi lưu giữ một vài ba điểm như sau:

3.1. Ko viết tắt I’m

Trong văn phong trang trọng không nên áp dụng từ viết tắt I’m. Chúng ta nên viết rõ ràng ra là I am để bày tỏ thái độ định kỳ sự.

→ Cấu trúc: I am writing khổng lồ + verb…

E.g. I am writing to lớn ask for the information about the English courses.

3.2. Dùng câu hỏi trực tiếp, con gián tiếp cho mối quan hệ thân thiết

Chỉ bắt buộc dùng câu con gián tiếp trực tiếp trong trường hợp tín đồ nhận mail có mối quan hệ thân thiết. Chẳng hạn:

E.g. I am writing khổng lồ clarify some points of the contract.

3.3. Một số trong những cách viết vắt thế

Một số cấu trúc thường dùng khác như:

I am writing khổng lồ + complainI am writing to lớn + explainI am writing lớn + confirmI am writing to lớn + apologize

Ngoài ra, để đa dạng chủng loại được giải pháp viết thư các bạn đọc rất có thể sử dụng một vài phép thay thế sửa chữa như sau:

Dùng I would like to… sửa chữa thay thế cho I am writing toCó thể sử dụng I just want to đến trường đúng theo không trang trọng

Ở phần Introduction này, sự ngắn gọn là vấn đề cần thiết. Phần chứa không quá nhiều nội dung ý nghĩa sâu sắc cần được tinh gọn. Ngoại trừ ra, hãy chú ý vào kết cấu ngữ pháp, các vấn đề thiết yếu được diễn tả sẽ đánh giá nội dung của toàn bức thư.

4. Nội dung bao gồm

4.1. Ngôn từ chính mang tính chất bi quan

Trong ngôi trường hợp các bạn đề nghị các vấn đề tế nhị như lắc đầu đề nghị, thông tin thôi việc hay sự núm nào đó. Hoàn toàn có thể dùng các mẫu câu sau đâu:

We regret khổng lồ inform you …It is with great sadness that we …After careful consideration we have decided …I am writing in reply khổng lồ your letter of 4 September regarding your outstanding invoice …4.2. Nội dung mang tính chất nhắc lại nhằm trao đổi

Khi bạn viết email nhằm mục đích nói lại hoặc trao đổi các vấn đề trước đó, hãy dùng một số mẫu câu như sau:

As you started in your letter, …Regarding … / Concerning … / With regards to lớn …As you told me, ….As you mentioned in the previous one …As I know what you wrote me…4.3. Nội dung mới hoàn toàn

Không giống hệt như 2 trường phù hợp trên, chúng ta có thể dùng số đông mẫu câu lịch sự để hỏi về một vụ việc nào đó. Việc hỏi nên phải thanh lịch và mang tính chất mở rộng lớn câu chuyện.

I would be grateful ifI wonder if you couldCould you please …? Could you tell me something about …?I would particularly like to know …I would be interested in having more details about …Could you please help me …(inform the student of final exam…), please?I would lượt thích to ask your help …

5. Chấm dứt email

Để ngừng email, chúng ta cũng có thể sử dụng một vài loại câu như sau:

1. Let me know if you need anymore information. 

→ Hãy cho tôi biết nếu như anh nên them thông tin

2. Please get back lớn me as soon as possible.

→ Hãy vấn đáp email nhanh chóng nhất rất có thể nhé.

3. I look forward khổng lồ hearing from you soon.

→ Tôi rất muốn sớm nghe tin từ bạn.

4. Feel không tính tiền to tương tác me if you need further information.

→ Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh phải thêm tin tức nhé

5. I would be grateful if you could attend khổng lồ this matter as soon as possible.

→ Tôi sẽ tương đối cảm ơn nếu như ông/bà có thể giải quyết sự việc này càng nhanh càng tốt.

6. If you would lượt thích any further information, please don’t hesitate to liên hệ me.

→ trường hợp ông/bà đề xuất thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.

7. I look forward to…

→ Tôi vô cùng trông đợi…

8. Please respond at your earliest convenience.

→ Xin hãy phúc âm ngay khi các ngài có thể

Trong trường thích hợp bạn bước đầu bằng những kiểu câu như:

Dear MrDear MrsDear MissDear Ms

thì chúng ta nên chấm dứt thư bằng cụm sau:

Yours sincerelyYours faithfully

Ngoài ra, chúng ta cũng có thể dùng nhiều từ “Please bởi vì not hesitate to tương tác me…”

→ Để thay thế cho “Feel không tính tiền to liên hệ me…”

6. Cam kết tên

Thay bởi một lá thư bình thường ở Việt Nam, chúng ta thường sử dụng chữ ký. Thì trong email, bạn cũng có thể dùng TÊN kèm theo những dòng chữ:

6.1. Trường hợp thư trang trọngBest regardsWarm regards6.2. Nếu như thư ko trang trọngBestBest wishesRegardsTake careBye

Các bước để sở hữu một email chuyên nghiệp

Bước 1: khẳng định tính trọng thể của email

Mẫu thư trang trọng hay là không trang trọng có tương đối nhiều sự khác hoàn toàn từ cách bố trí từ ngữ cho đến cách trình bày. Thông thường email trang trọng sử dụng trong các trường hợp: mày mò thông tin về vấn đề, xin việc, đk học hoặc góp ý.

Đối với những mẫu email cá thể thì yêu cầu viết một cách thoải mái, không trang trọng. Hầu hết sử dụng cho gia đình hoặc chúng ta bè.

Bước 2: Xác định cấu tạo của email

Cấu trúc quyết định đến nội dung và ý mà bạn có nhu cầu diễn đạt cho tất cả những người đọc. Một e-mail thông thường bao gồm các phần theo vật dụng tự như sau:

Lưu ý:

Trong quá trình gửi thư điện tử bạn đề nghị đặt tiêu đề trước lúc gửi. Yêu cầu của tiêu đề là ngắn gọn, nêu rõ được nội dung trọng tâm của toàn bức thư hoặc vấn đề cần giải quyết. Ko sử dụng những tiêu đề dài, mơ hồ nước hoặc nêu quá nhiều chủ đề trong và một lúc. Tiêu đề email cần được phản ánh được nấc độ cần thiết tới người nhận.

Những mẫu câu viết email quen thuộc

1. Mẫu mã câu trình bày tại sao viết email

Phần trình bày nguyên nhân được giới thiệu sau các câu chào hỏi thông thường ở đoạn đầu tiên. Bạn có thể một số mẫu câu thân quen như sau:

I am writing to lớn you regarding… / in connection with…

→ Tôi viết e-mail này để contact về vấn đề

Further to…/ With reference to…

→ tương quan đến việc…

I am writing to you on behalf of…

→ Tôi cầm mặt…viết email này để…

Might I take a moment of your time to…

→ Xin ông / bà / công ty được cho phép tôi…

Trong các cách viết bên trên thì giải pháp viết sau cùng trang trọng nhất. Thường sử dụng trong các bước và là lần đầu tiên liên hệ với công ty đối tác bất kỳ.

2. Mẫu câu yêu thương cầu, đề nghị

Yêu cầu, kiến nghị là các mẫu câu thịnh hành nhất. Mẫu mã câu này rất cần được lịch sự, ngắn gọn, chuyên nghiệp hóa và đặc trưng hơn cả là phải ví dụ giúp người đọc kiêng nhầm lẫn với những vấn đề khác. Gồm 4 mẫu mã câu yêu thương cầu, ý kiến đề xuất thông dụng trong giờ anh như sau:

I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about…

→ Tôi cực kỳ cảm kích ví như ông / bà / công ty rất có thể cung cấp thêm thông tin cụ thể về…

Would you mind…? / Would you be so kind as to…?

→ Xin ông / bà / doanh nghiệp vui lòng…

We are interested in…and we would lượt thích to…

→ shop chúng tôi rất nhiệt tình đến… và muốn…

We carefully consider…and it is our intention to…

→ cửa hàng chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong ước được…

3. Chủng loại câu xin lỗi fan nhận email

Trong quy trình kinh doanh, bắt tay hợp tác rất cực nhọc tránh khỏi các sai sót quanh đó ý muốn. Để giới thiệu lời xin lỗi chân thành, thanh lịch trong email, chúng ta cũng có thể dùng các mẫu câu như sau:

We regret / are sorry to inform you that…

→ chúng tôi rất nhớ tiếc phải thông tin với chúng ta rằng…

Please accept our sincere apologies for…

→ Xin hãy gật đầu đồng ý lời xin lỗi tâm thành về…

We truly understand & apologize for…you are given due to…

→ chúng tôi hoàn toàn hiểu cùng xin lỗi về những bất tiện đã gây nên cho khách hàng do…

4. Đề cập đến tài liệu gắn kèm

Gửi tài liệu kèm theo email là trong những yếu tố cấp thiết thiếu. Mặc dù một thư điện tử quá dài với không nhắc nhở sẽ gây ra ra tình huống người nhấn không lưu ý đến và vứt sót. Để nói nhở người nhận, chúng ta có thể sử dụng một trong những mẫu câu như sau:

Please find attached…

→ Xin để ý đến….đã được đi kèm trong email.

Attached you will find…

→ bạn sẽ tìm thấy…được kèm theo trong e-mail này.

I am sending you…as an attachment.

→ Tôi sẽ đính kèm…

Can you please sign & return the attached contract by next Friday?

→ Xin vui miệng ký với gửi lại bản hợp đồng kèm theo trước thứ 6 tuần sau.

5. Mẫu câu ngừng email

Email thương mại không đề nghị được ngừng quá đối chọi giản. Cố gắng vào đó, chúng ta cũng có thể sử dụng các mẫu câu duy trì liên lạc mang lại khoảng thời hạn tiếp theo so với người nhận bằng những mẫu câu dưới đây:

Should you need any further information, please vì not hesitate to liên hệ me.

→ nếu như có ngẫu nhiên vấn đề gì, xin chớ ngần ngại contact với tôi.

I trust the above detail resolves your queries. Please feel miễn phí to tương tác us if we can be of further assistance.

→ Tôi mong muốn email này vẫn giải đáp vướng mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.

Please reply once you have the chance to…

→ Xin hãy phúc âm ngay khi bạn đã…

We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon.

→ công ty chúng tôi đánh giá bán cao sự góp đỡ của người sử dụng trong sự việc này và mong muốn được nghe từ bạn sớm.

Cách viết thư điện tử bằng tiếng anh trong công việc

Trong công việc, phần nhiều các thư điện tử đều được sử dụng ngôn từ trang trọng, không áp dụng cách viết tắt hoặc giờ lóng trong tiếng anh.

1. Phần mở đầu

Chào hỏi, xưng hô với người nhận bằng các mẫu câu:

1.1. Dear Mr. A / Mrs. A / Miss A

Nếu bạn nhận email là thanh nữ thì thực hiện Mrs dành riêng cho phụ nữ đã kết hôn. Thực hiện Miss đến những thanh nữ chưa lập gia đình. Nếu khách hàng không chắc chắn về tình trạng hôn nhân gia đình của bạn nhận email, có thể sử dụng đẳng cấp câu sau.

1.2. Dear Sir/ Dear Madam

Cần để ý thêm một vấn đề trong mở đầu, fan nhận thư là tín đồ nước ngoài, các bạn hãy xưng họ với Last Name.

E.g. chẳng hạn người dấn thư mang tên đầy đủ John Doe. Hãy xưng hô là: Dear Mr.Doe.

Trong trường hợp bạn nhận là người việt Nam, bạn cũng có thể sử dụng Dear + thương hiệu riêng, thương hiệu đầy đủ, họ cùng tên.

E.g. Dear Mrs. Vu Thanh Binh

2. Phần ngôn từ chính

Phần nội dung chính giúp nắm rõ vấn đề của email. Rộng 90% thông tin đặc biệt sẽ phía bên trong phần này. Vày đó, các bạn cần chú ý đến cấu trúc, biện pháp lập luận và ngữ điệu sử dụng.

Trường hợp vấn đáp email của một ai đó

Nếu có quý khách hỏi về các sản phẩm mà doanh nghiệp bạn sẽ kinh doanh, chúng ta cũng có thể ghi gọn nhẹ như sau:

E.g Thanks for contacting Meta Media

Nếu công ty tuyển dụng nhờ cất hộ email xác nhận những tin tức mà chúng ta đã nhờ cất hộ trước đó, chúng ta cũng có thể viết như sau:

E.g. I am very happy to receive your email.

Với vấn đề bạn nói “Rất vui khi nhận được email” đang giúp cho người đọc cảm thấy được tôn trọng và đối xử định kỳ sự. Điều này sẽ có chức năng đối cùng với những e-mail quan trọng.

Trường vừa lòng bạn chủ động viết email

Trường hợp mà lại bạn chủ động viết thư điện tử cho một ai đó, trước khi thông tin đến fan đọc nội dung chúng ta có thể sử dụng những mẫu câu như sau:

I am writing to lớn make a hotel reservation to lớn ….

→ Tôi đã viết nhằm đặt phòng khách sạn cho …

I am writing with regard to your registration of ….

→ Tôi viết thư tương quan đến đăng ký của công ty về …

With reference to lớn our telephone conversation ….

→ tương quan đến cuộc trao đổi điện thoại của bọn họ …

Sau khi bắt đầu bằng những kiểu câu như trên, tiếp nối sẽ là phần nội dung thiết yếu của email. Fan nhận email luôn mong mong muốn đọc qua nội dung một cách mau lẹ nên hãy viết thiệt ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, thiết yếu tả và những dấu câu. Dưới đấy là các trường hợp thịnh hành trong thực tiễn mà bạn có thể áp dụng.

2.1. Thư điện tử yêu cầu hoặc hỏi thông tin

Với văn bản này, chúng ta cũng có thể bắt đầu bằng những kiểu câu như:

Could you please let me know…?

→ chúng ta có thể cho tôi biết

I would appreciate it if you could please send me ….

Xem thêm: Vì Sao Bà Bầu Bị Tê Tay Khi Mang Thai Tháng Cuối Và Cách Xử Lý An Toàn

→ Tôi sẽ rất vui lòng nếu khách hàng gửi tôi

Please let me know…

→ làm cho ơn hãy mang lại tôi biết

2.2. E-mail đề nghị giúp đỡ / đề nghị cung cấp thông tin

We are happy lớn let you know that …

→ công ty chúng tôi rất sung sướng thông báo đến chúng ta rằng …

We are willing to …

→ shop chúng tôi sẵn lòng …

Should you need any further information, please to liên hệ …

→ nếu khách hàng cần thêm bất cứ thông tin gì, vui lòng tương tác …

We regret khổng lồ inform you that …

→ cửa hàng chúng tôi rất nuối tiếc phải thông tin với chúng ta rằng …

2.3. Thư điện tử nội dung phàn nàn

I am writing to expres my dissatisfaction with …

→ Viết viết thư này để phân bua sự không ưa thích về …

We regret to lớn inform you that …

→ cửa hàng chúng tôi rất nuối tiếc phải thông báo đến các bạn rằng …

I am interested lớn hear …

→ Tôi sẽ rất để ý đến thông tin về …

2.4. Thư điện tử với văn bản xin lỗi

We would like to apologize for …

→ shop chúng tôi muốn gửi yêu cầu lỗi về …

Please accept our dearest apologies for …

→ làm ơn đồng ý lời xin lỗi của công ty chúng tôi cho …

I am afraid I will not be able khổng lồ …

→ Tôi e rằng tôi thiết yếu …

2.5. E-mail với nội dung thông tin có đi kèm tệp

*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*

Kết luận

Giao tiếp tiếng anh áp dụng trong quá trình cần sự chỉnh chu tốt nhất định, đặc biệt là email. Qua bài viết này, mong muốn rằng bạn đọc rất có thể xác định được một mẫu email rất cần phải có hồ hết nội dung gì và phương pháp viết ra sao. Năng lực viết email bằng giờ anh nói riêng cùng viết email nói chung là một trong kỹ năng quan trọng đặc biệt cần được trau dồi theo thời gian.