bạn đang phải làm thông báo để gửi đến một danh sách lớn nhân sự trong công ty và bạn đang loay hoay không biết làm cụ nào sửa chữa cho giải pháp làm bằng tay thủ công rất mất thời gian, hết sức nhàm chán. Bạn muốn có một giải pháp để thực hiện quá trình này một biện pháp nhanh nhất, tối ưu nhất và tiết kiệm thời gian nhất. Nhưng nếu như không đọc nội dung bài viết này, bạn sẽ vẫn cần làm bởi phương pháp thủ công bằng tay thôi. Để triển khai một thông báo hoặc một văn bạn dạng có nội dung mang tính chất thắt chặt và cố định và được nhờ cất hộ cho các người, thì bạn cần sử dụng tính năng trộn thư hay có cách gọi khác là trộn văn bạn dạng trong vận dụng microsoft word cơ mà bạn thường được sử dụng hàng ngày.Bạn đã xem: link dữ liệu từ excel quý phái word cần sử dụng mail merge

bài viết này sẽ từng bước một hướng dẫn bạn phương pháp trộn ngôn từ văn bản có tính chất cố định và thắt chặt tới từng nhân sự có dữ liệu được tổ chức trong file excel một phương pháp nhanh nhất để giúp bạn giải quyết bài toán không phải tiến hành một cách bằng tay như được trình bày ở trên.

Bạn đang xem: Trộn dữ liệu từ excel sang word 2007

Trộn thư (Mail Merge) là chức năng hữu ích vào Microsoft Word, hào kiệt này giúp bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào trong 1 mẫu thắt chặt và cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…

bài toán điển hình nổi bật được đưa ra ở đấy là tạo các thông tin trả lương lờ lững tới từng nhân viên cấp dưới trong công ty.

như vậy để triển khai trộn văn bản (trộn thư) nhằm mục đích mục đích tạo nên thông báo cho toàn cục nhân viên trong thời hạn nhanh nhất, ta sẽ tiến hành làm tuần từ theo từng bước một sau:

1. Bước 1: sẵn sàng file list nhân sự với file văn bản thông báo

vậy nên để giải quyết và xử lý bài toán này bằng phương thức trộn thư (trộn văn bản), ta phải tạo một file word chứa cấu trúc và văn bản của thông tin trả chậm lương, file còn lại chứa list của cục bộ nhân sự trong công ty mà chúng ta cần tạo thành và gửi mang đến họ được tàng trữ dưới dạng tệp tin excel (xls hoặc xlsx). Bạn cũng có thể theo dõi chủng loại hai tệp tin này theo như hình dưới đây:


Hình 2: mẫu file Word chứa nội dung thông tin cần gửi mang lại nhân viên

 2. Cách 2: Sử dụng chức năng Mail Merger của word để ban đầu trộn văn bản

Để thực hiện bước này, các bạn cần bảo đảm file excel đựng danh sách nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp đã được đóng, khi ấy bạn mở file word đựng nội dung thông tin ra với kích chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn tiến hành tuần từ theo các ô hình chữ nhật mầu này được mô tả như hình minh họa bên dưới đây.


Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản

3. Cách 3: lựa chọn file Excel chứa tài liệu danh sách nhân viên để gia công cơ sở trộn văn bản

Ở bước này các bạn chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn tiến hành tương từ theo vật dụng tự như hình minh họa mặt dưới.


Hình 4: Chọn file Excel chứa list nhân viên

tiếp theo sau bạn chọn thư mục chứa file Excel danh sách nhân viên công ty bạn, trong trường phù hợp này Uy để ngoài screen nên sẽ lựa chọn Desktop (6) => Chọn tệp tin Excel cất danh sách nhân viên (7) => chọn Open. Thực hiện như hình dưới.


Hình 5: Chọn tệp tin Excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới (tiếp)

tiếp theo một hành lang cửa số mới hiện nay ra, các bạn chọn sheet chứa danh sách nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp bạn, tại đây file Excel Uy tổ chức triển khai sheet 1 chứa list nhân viên, phải ở hành lang cửa số này Uy chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 sinh hoạt hình dưới.Xem thêm: biện pháp Chèn Chữ Vào Ảnh vào Word hầu hết Phiên Bản, giải pháp Chèn Chữ Vào Hình Ảnh bên trên Word


Hình 6: chọn File Excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới (tiếp)

4. Bước 4: Chọn những dòng bắt buộc lấy dữ liệu để chèn vào file word câu chữ thông báo 

Ở cách này, chúng ta chọn Edit Recipient List => bỏ chọn các dòng đầu, chỉ chọn những dòng chứa tài liệu cần gửi vào tệp tin Word cơ mà thôi.

Trong hành lang cửa số mới mở ra, bạn kích lựa chọn vào các ô ứng với thứ tự 11, 12 để hủy chọn bởi 2 dòng này cất tiêu đề của bảng hoặc dữ liệu ngoài bảng mà chưa phải là tài liệu cần lấy để lấy vào thông báo. Dữ liệu lấy bước đầu từ số sản phẩm tự 1, các bạn xem tựa như như hình bên dưới.

 

Hình 7: Chọn các dòng buộc phải lấy dữ liệu để chèn vào tệp tin word văn bản thông báo

Bạn để ý các tên cột được hiển thị ứng với những số máy tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này tương ứng với các cột trong bảng dữ liệu bên dưới ở mẫu vẽ trên – những cột này được hotline là “Trường dữ liệu“, cụ thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên gọi cột “Stt”, F2 là tên gọi cột của “Họ cùng tên”, F3 là tên gọi cột của “Ngày mon năm sinh”…Bạn ghi nhớ để ở bước tiếp theo chúng ta sẽ chèn tài liệu vào tệp tin word từ bỏ tên những trường dữ liệu này.

sau khoản thời gian thực hiện nay xong, chúng ta chọn Ok để hoàn thành.

5. Cách 5: Chèn trường dữ liệu từ tệp tin Excel vào ngôn từ file word

Ở bước này, bạn đặt bé trỏ loài chuột vào vị trí nên chèn ngôi trường dữ liệu khớp ứng vào, trong bài toán này Uy thực hiện tuần từ bỏ như sau:

+ Đặt bé trỏ vào trước tự “Số: ” (Số thông báo) => Kích lựa chọn Insert Merge Field => lựa chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó đó là cột số lắp thêm tự vào bảng danh sách nhân viên đã được để ý ở trên).

+ Làm tương tự cho câu hỏi chèn tên nhân viên vào trước từ bỏ “Kính gửi: Bạn ” => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn F2 (đây đó là cột Họ và tên);

+ Làm tựa như cho câu hỏi chèn Lý vì trả chậm chạp lương vào trước từ “Nêu tại sao chậm lương:  ” => Kích chọn Insert Merge Field => chọn F8 (đây chính là cột Ghi chú trong bảng dữ liệu);

Bạn tiến hành tương từ bỏ như hình dưới:


Hình 8: Chèn trường tài liệu vào câu chữ file word

6. Cách 6: Hiển thị kết quả và dịch chuyển giữa các nhân sự để có thông báo tương ứng

Để hiển thị tác dụng trộn thư (trộn văn bản) chúng ta đã làm ở các bước trên, bạn kích loài chuột vào biểu tượng Preview Result (20), khi đó thông tin sẽ hiển thị thông nội dung thông tin tới nhân sự trước tiên trong danh sách. Để di chuyển giữa các nhân viên chúng ta kích chuột vào hình tượng có số sản phẩm tự 21, 22 như hình dưới.

Xem thêm: Cưng Chiều Vô Hạn - Nhẹ Nhàng Câu Dẫn Full


Đến đây bạn hoàn toàn có thể in ấn cùng gửi cho nhân viên trong doanh nghiệp bạn rồi!

các bạn hãy tải file thực hành về tại đây: File thực hành thực tế trộn văn bản – mật khẩu giải nén: taothaotruyen.vn

bạn hãy theo dõi liên tục các bài viết trên taothaotruyen.vn để tiếp cận bài viết hướng dẫn bạn cách thức trộn văn bản và gửi trao cho nhân viên cấp dưới qua đường mail mà không cần phải in bạn dạng cứng với phát mang đến nhân viên.